Wo verlieren Ihre Prozesse heute Leistung?
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Aufträge warten häufiger, als dass sie bearbeitet werden.
- Mitarbeitende müssen Informationen oder Material suchen.
- Excel Listen und manuelle Lösungen überbrücken Prozesslücken.
- Die gleichen Fehler und Rückfragen treten wiederholt auf.
- Termine werden durch kurzfristiges Eingreifen noch gerettet.
- Prozesse funktionieren vor allem dank der Erfahrung einzelner Mitarbeitender.
- Verbesserungsideen sind vorhanden, werden aber selten konsequent umgesetzt.
- Niemand kann auf Anhieb sagen, wie lange ein Auftrag tatsächlich wertschöpfend bearbeitet wird.
Mehrere Punkte treffen auf Ihr Unternehmen zu?
Das bedeutet nicht automatisch, dass Sie ein Lean Problem haben. Es zeigt vielmehr, dass es sich lohnt, den tatsächlichen Ablauf genauer anzuschauen.
Genau dort setzt OptiPro an: am tatsächlichen Prozess und gemeinsam mit den Menschen, die täglich darin arbeiten.
Vier Klassische Herausforderungen
Viele Prozessprobleme sind im Alltag längst bekannt. Sie werden jedoch oft durch zusätzlichen Einsatz, Erfahrung und Improvisation aufgefangen. Dadurch funktionieren die Abläufe zwar, kosten aber unnötig Zeit, Geld und Energie.
1. Zu viel Aufwand
Warum brauchen wir für eigentlich einfache Abläufe so viel Zeit und Abstimmung?
Ein Prozess kann funktionieren und trotzdem unnötig aufwendig sein. Häufig entstehen über Jahre zusätzliche Arbeitsschritte, Kontrollen und Absicherungen, ohne dass geprüft wird, ob sie heute noch einen Mehrwert schaffen.
Typische Anzeichen sind zum Beispiel: Informationen werden mehrfach erfasst, Mitarbeitende suchen Unterlagen oder Material, dieselben Daten werden in verschiedenen Systemen gepflegt, Entscheidungen benötigen mehrere Freigaben oder Excel Listen gleichen fehlende Systemlösungen aus.
Was das Unternehmen spürt: Hoher Personalaufwand, steigende Prozesskosten und weniger Zeit für wertschöpfende Arbeit.
Die entscheidende Frage:
Welche Arbeit würde der Kunde tatsächlich vermissen, wenn wir sie morgen nicht mehr machen?
2. Zu lange Durchlaufzeiten
Warum dauert ein Auftrag mehrere Tage, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit nur wenige Stunden beträgt?
Oft liegt das Problem nicht in der Geschwindigkeit einzelner Mitarbeitender. Der grösste Teil der Zeit geht zwischen den Arbeitsschritten verloren.
Ein Auftrag wartet auf eine Freigabe. Material steht vor dem nächsten Prozess. Informationen fehlen. Rückfragen entstehen. Arbeit wird in grossen Paketen gesammelt. Prioritäten wechseln. Ein Bereich wartet auf den anderen.
Besonders interessant für eine Führungskraft ist deshalb die Differenz zwischen Bearbeitungszeit und gesamter Durchlaufzeit.
Was das Unternehmen spürt: Lange Lieferzeiten, Termindruck, hohe Bestände, kurzfristige Umplanung und sinkende Liefertreue.
Die entscheidende Frage:
Wie viel der gesamten Durchlaufzeit wird tatsächlich am Produkt oder Auftrag gearbeitet?
3. Qualitätsprobleme
Warum treten dieselben Fehler immer wieder auf, obwohl wir sie jedes Mal korrigieren?
Nacharbeit löst zunächst das Problem für den Kunden. Sie beseitigt aber nicht zwingend die Ursache im Prozess.
Typische Hinweise sind wiederkehrende Fehler, unterschiedliche Arbeitsweisen, fehlende oder nicht gelebte Standards, häufige Rückfragen, Nachkontrollen, Ausschuss oder Qualitätsprüfungen, die Fehler erst sehr spät entdecken.
Besonders teuer wird es, wenn ein Fehler mehrere Prozessschritte weitergetragen wird, bevor er erkannt wird.
Was das Unternehmen spürt: Nacharbeit, Ausschuss, Reklamationen, zusätzliche Kontrollen, Terminprobleme und versteckte Qualitätskosten.
Die entscheidende Frage:
Verhindert unser Prozess den Fehler oder sind wir lediglich gut darin geworden, ihn später zu finden?
4. Potenzial bleibt ungenutzt
Warum kennen unsere Mitarbeitenden viele Probleme, aber trotzdem verändert sich zu wenig?
Die Menschen, die täglich im Prozess arbeiten, sehen oft sehr genau, wo Zeit verloren geht, was unnötig kompliziert ist oder weshalb Fehler entstehen.
Trotzdem bleiben viele dieser Erkenntnisse ungenutzt. Ideen versanden im Tagesgeschäft, Zuständigkeiten sind unklar, Verbesserungen werden diskutiert statt getestet oder Veränderungen werden von aussen vorgegeben, ohne die Mitarbeitenden ausreichend einzubeziehen.
Dann entsteht eine gefährliche Haltung: „Das haben wir schon immer so gemacht.“
Was das Unternehmen spürt: Verbesserungen kommen nur punktuell voran, Probleme wiederholen sich und wertvolles Wissen der Mitarbeitenden wird nicht genutzt.
Die entscheidende Frage:
Nutzen wir das Wissen unserer Mitarbeitenden systematisch oder verlassen wir uns darauf, dass einzelne Engagierte Probleme irgendwie lösen?
Welche Herausforderung möchten Sie lösen?
Finden Sie Ihre aktuelle Situation wieder und entdecken Sie, welches OptiPro Angebot dazu passt.
Wir wissen, dass ein Prozess nicht optimal läuft, aber nicht genau, wo wir ansetzen sollen.
Lean Walk
Unsere Administration ist kompliziert und bindet zu viel Zeit. Viele Rückfragen, Freigaben, Doppelarbeit oder Medienbrüche bremsen uns.
Administrative Prozesse
Unsere Durchlaufzeiten sind zu lang oder unsere Abläufe zu instabil. Wartezeiten, Fehler, Nacharbeit oder fehlender Fluss kosten Leistung.
Lean Workshop
Wir möchten Lean kennenlernen und herausfinden, welches Potenzial darin für uns steckt.
Lean Impuls Workshop
Unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte sollen Lean verstehen und selbstständig anwenden können.
Lean Ausbildung
Wir verbessern Prozesse, aber nach einiger Zeit fallen wir wieder in alte Abläufe zurück. Standards werden nicht konsequent gelebt und Verbesserungen verlieren ihre Wirkung.